データの作成・公開
データ作成・公開に関するガイドライン
レファレンス協同データベースのデータ作成方法と、その公開に関する考え方を示したガイドラインを掲載しています。データ作成・公開の際にご活用ください。
ガイドラインお悩み相談室
ガイドライン策定検討会議の座長を務められた小田光宏先生の監修による解説記事（平成21～平成22年度連載）を掲載しています。研修会等で実際に寄せられたご質問をもとにしていますので、「データ作成・公開に関するガイドライン」とあわせてぜひご参照ください。
データ登録の考え方（お願い）
レファレンス協同データベースは、たくさんのデータが集まることで有用なデータベースとなりますので、ぜひ積極的なデータ登録をお願いいたします。ここでは、良くあるご意見に対して本事業の考え方をご紹介します。
- 登録できるような事例がありません...
- 似たような事例がすでに登録されているから...
- 大きな図書館が登録すればいいのでは...
- 登録・公開するまでの館内の手続きが大変で...
- レファレンスを記録する時間がなくて...
- 事例を公開する自信がないなぁ...
登録できるような事例がありません...
そんなことはありません！レファレンス協同データベース（レファ協）では、利用者が何らかの情報や資料を求めて図書館員に寄せた質問を、すべてレファレンス質問と位置付けています。所蔵調査も読書案内も、全部立派なレファレンス事例です。「質の高い事例を入力しなくては」と悩むことはありません。クイックレファレンスも大歓迎です。
それでもレファレンスがあまりなくて...、という場合は、まずは「特別コレクション」データの登録から手を付けてみるのはいかがでしょうか。自館のお宝コレクション、是非広く紹介しましょう！
似たような事例がすでに登録されているから...
以前に登録したことのあるような事例や、他館と類似の事例であってもどんどんご登録ください。たとえ同じような質問でも、登録した時期、回答する館の蔵書構成、質問者の年齢などによって、回答内容や回答方法も変わってきます。また、全く同じ回答でも気にせずご登録ください！全国の図書館で同じ質問がされている、というデータにもなります。
レファ協に登録されたデータが図書館等でのレファレンスサービスの実情を反映したものになると、利用者の方がどんなことに興味関心を持っていて、どんなときにレファレンスサービスを受けるのかという傾向を知ることができ、サービスの改善につなげることができます。
大きな図書館が登録すればいいのでは...
「なるほどこういう調べ方ができるのか！でもこの資料、うちには所蔵がないんだよな...。同じような規模の図書館ではどんな風に回答しているんだろう？」そんな経験はありませんか？所蔵資料の違いや利用者層の違いなどから、大規模館には大規模館ならではの事例、小規模館には小規模館ならではの事例があり、小規模館の事例は、特に同じ規模の館にとって有用なものとなります。
また、新しくレファレンスの担当になった方にとっては、まずは自館のレファレンス記録を読むことができると、より実践的な勉強になり、自信を持ってレファレンスを行えるようになるのではないでしょうか。レファ協は館種も大きさも異なる全国の図書館が、協同で対等の立場で作りあげているものです。是非とも積極的なデータ登録をお願いします！
登録・公開するまでの館内の手続きが大変で...
レファ協のデータベースでは、個々のデータごとに3段階の「公開レベル」を定めることができます。 「自館のみ参照」に留めておけば館内のみの参照となり、インターネット等で公開されることもありません。まずは「自館のみ参照」で登録し、館内手続が完了したら公開レベルを上げてみては如何でしょうか。
レファレンスを記録する時間がなくて...
そんな時こそ、レファ協の出番です！公開レベルの「自館のみ参照」と、気軽に更新できるという利点を生かして、レファ協を自館のローカルシステムとしてご活用ください。
事例登録手順（例）
- レファレンス質問を受ける。
- レファ協にログインし、「自館のみ参照」レベルでレファレンス質問を入力
- 利用者に回答後、レファレンス回答やその他の項目を入力
- 担当責任者が登録された事例を選択し、「参加館公開」等のレベルに変更
ネット環境のあるところであれば、どこでもレファレンスサービスの状況を職員が見ることができ、レァレンス事例の統計も取得しやすくなります。さらにレファ協へのデータ送信・登録という手間も省くこともできます。
事例を公開する自信がないなぁ...
質問と根拠が記載されていれば必ず役に立ちます。ぜひ公開してください！1つのレファレンス事例で完璧を目指す必要はありません。利用者への最適な回答は、利用者がどこまで求めているか、すぐ出せる資料は何か、といったことで毎回異なるもの。あるテーマについて様々なケースの事例が集まることで、有用なデータベースになります。
次の3点にご留意いただき、積極的な公開をお願いします！
- 個人のプライバシーが尊重されている
- 質問者の特定につながる恐れがない
- 差別表現等の点で問題がない
レファレンス記録の遡及入力支援
ExcelやAccessのレファレンス記録の一括データ登録にあたっては、事務局がお手伝いできる場合があります。お気軽に事務局までご相談ください。