付録資料2 レファレンス協同データベース項目別記入方法解説
レファレンス事例データ
- 管理番号 （項目No.3）
- 事例作成日 （項目No.５）
- 解決/未解決 （項目No.６）
- キーワード （項目No.７）
- NDC （項目No.９）
- 調査種別 （項目No.10）
- 内容種別 （項目No.11）
- 参考資料 （項目No.12）
- 照会先 （項目No.14）
- 質問者区分 （項目No.17）
- 寄与者 （項目No.18）
調べ方マニュアルデータ
この付録資料では、レファレンス協同データベース標準フォーマットの項目中、特に解説が必要な項目についてとりあげています。
（レファレンス事例データ）管理番号 （項目No.3）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 3 | 管理番号 | 各参加館が独自に設定した事例管理番号 | 必須 | 最大で15文字以内 | ○ | ○ (前方) |
○ (前方) |
|
［詳細解説］
「管理番号」は、各館で、データの管理をデータ単位で行うための項目です。各参加館内で、自館の事例データを一意に特定できるように番号体系を定めてください。
⇒ポイント
- 自館データ内で同一の番号を付与することはできません。他の参加館の定める管理番号と同じになってもシステム上は問題ありません。
- 使用可能な文字長は、全角・半角に関わらず15 文字以内です。
- ひらがな、漢字、全角及び半角の英数字が使用可能です。
- 検索（詳細検索）においては、前方一致となります。
［記入例］
A図書館として、Aa中央館、Ab分館、Ac 分室がレファレンス事例データの作成を別々に行う場合には、以下のような管理番号を定めることができます。
- Aa 中央館が作成するデータ → 「Aa-中央-20050001」
- Ab 分館が作成するデータ → 「Ab-人文-20050001」
- Ac 分室が作成するデータ → 「Ac-郷土-20050001」
※分館、資料室あるいはカウンターごとに管理番号を定めたり、「-」（半角のハイフン）などを用いて、識別しやすいよう工夫したりすることが有効です。
（レファレンス事例データ）事例作成日 （項目No.５）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 5 | 事例作成日 | レファレンス事例データを作成した日付 | 任意 | 年は西暦、和暦とも可/「日」が登録されていないものや、表記が正しくないものは不可 | × | ○ | 一覧表示画面におけるデータの並び替え機能 | データ記載内容が、どの時点における事実であるかを明確にするため ＊データの記載内容が変更された場合には、更新情報を適切な項目（「備考」等）に明記する。 |
［詳細解説］
「事例作成日」は、レファレンス事例データを作成した日付であり、記入されている内容が、どの時点における結果であるのかを明示するものです。原則としては、レファレンス質問に対して回答し た年月日が「事例作成日」となります。一度登録したレファレンス事例データについて、その後の調査で判明した内容を追記した場合又は事後調査に基づいて修正した場合には、追記や修正がいつ行われたのかわかるように、「回答」「回答プロセス」「備考」など、適切な項目に記入します。
⇒ポイント
フォーマットは、西暦（YYYY年MM月DD日形式）で登録することを推奨します。西暦（YYYY 年MM月DD 日形式）で登録することで、並べ替え機能が使えるようになります。システムに備わっている日付フォーマットの変換機能の対象となるフォーマット（別表参照）であれば、西暦（YYYY年MM月DD日形式）以外であっても自動的に変換され、並べ替え機能が使えます。ただし、表示は元のデータのままとなりますので、西暦（YYYY年MM月DD日形式）で登録することを推奨します。
［補足1］
「レファレンス事例データを作成した日」については、厳密には、データ作成の業務の流れによっては、データを作成した日がいつであるのかについて、若干解釈が異なる可能性があります。例えば、以下のようなケースが考えられます。
- 質問を受け付けた時点で、データの作成を始める場合
- レファレンスサービスの記録票を元に、後日データを作成する場合
- 文書によるレファレンス質問の受付と回答を元に、後日データを作成する場合
原則としては、レファレンス質問に対して回答し、サービスが終了した時点の年月日を「事例作成日」としてください。
［補足2］
過去の記録票をもとにレファレンス事例データを作成する場合には、回答日が不明のこともあります。このような場合には、「事例作成日」は、レファレンス事例データを利用する上で重要な情報になりますので、適宜補って、できる限り記載するようにしてください。
【補足3】
レファレンス協同データベース・システムでは、レファレンス事例データの登録及び更新を、自動的に管理しています。これらの情報は、「登録日時」、「最終更新日時」として確認することができます。
| № | 日付データの例 | 入力の可否 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 2002/12/31 | 可 | |
| 2 | 2003.3.13 | 可 | |
| 3 | 1999年12月30日 | 可 | |
| 4 | 2001年3月3日 | 可 | |
| 5 | S62.10.1 | 可 | |
| 6 | 平成13年11月11日 | 可 | |
| 7 | Ｈ15年5月05日 | 可 | |
| 8 | ２００１．１１．２ | 可 | |
| 9 | Ｈ１４－０１－３ | 可 | |
| 10 | 19990802 | 可 | |
| 11 | 2002/11 | 不可 | ⇒「日」が無い |
| 12 | 平成15年5月 | 不可 | ⇒「日」が無い |
| 13 | 1999092 | 不可 | ⇒「日」は2桁必要 |
| 14 | 2005331 | 不可 | ⇒「月」は2桁必要 |
| 15 | 西暦2000 年5 月15 日 | 不可 | ⇒「西暦」が変換対象外 |
| 16 | 昭和60年10/15 | 不可 | ⇒区切り文字が統一されていない |
| 17 | 2000.2.30 | 不可 | ⇒2月は30日が無い |
| 18 | S65.12.20 | 不可 | ⇒昭和に65年は無い |
| 19 | 03/12/20 | 不可 | ⇒西暦の場合は4桁の「年」、和暦であれば年号が必要 |
| 20 | 2002.12/20 | 不可 | ⇒区切り文字が統一されていない |
（レファレンス事例データ）解決/未解決 （項目No.６）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 6 | 解決/未解決 | レファレンス質問が解決したのか、未解決なのか | 任意 | "解決"、"未解決"から選択/質問者に対し回答した時点で未解決であっても、事後の調査により解決した場合は"解決"となる | × | ○ | 一覧表示画面におけるデータ絞り込み機能 | 解決か未解決かによりデータを絞り込むため ＊未解決の場合には、プロセスを詳しく記載する未解決にすると、他の参加館からの協力を促すことができるため |
［詳細解説］
「解決/未解決」は、質問者から寄せられたレファレンス質問が解決したのか、未解決なのかを明らかにするための項目です。「未解決」にすると、他の参加館からの協力を促すことができます。「未解決」となるレファレンス事例データは、下記のいずれかに該当する場合です。
- 文献紹介において、利用者の要望に応える資料が紹介できなかった場合
- 事実調査において、事実が確認できなかった場合
- 書誌的事項調査において、資料の存在が確認できなかった場合
- 所蔵機関調査において、所蔵機関が判明しなかった場合
レファレンス事例データを「未解決」として一般公開する場合には、調査のプロセスを記入しなければなりません。また、参加館公開する場合にも、できる限り調査済みの内容を記述し、他の参加 館が、協力しやすいようにすることが望まれます。
※所蔵調査は、所蔵しているか、所蔵していないかの二者択一の回答となりますので、いずれの回答でも「解決」になります。
［記入例］
- （具体例：事実調査）著者の生没年が知りたいという質問について、根拠（典拠）となる文献 や情報源が見当たらなかった場合 →「未解決」
- （具体例：所蔵調査）ある資料が自館の蔵書の中にあるかという質問に対し、所蔵していないという回答をした場合 →「解決」
（レファレンス事例データ）キーワード （項目No.７）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 7 | キーワード | レファレンス事例の中心的な内容や主要な概念を表現している語 | 任意 | フリーキーワード（件名標目等の統制語を使用してもよい）/複数登録可 | ○ | ○ | 類義語検索機能ブラウジング機能（地名） | 主題により検索できるようにするため |
［詳細解説］
「キーワード」は、レファレンス事例データの取り扱っている中心的な内容や主要な概念を表現している語を記入する項目です。 そのレファレンス事例データがどのようなことを調べている人に役立つのかを考え、取り扱っている中心的なトピックやテーマを表す語を、「キーワード」として付与してください。件名標目等の統制語を使用しても良いですが、フリーキーワードでも構いません。「キーワード」が入力されていない事例は、ブラウジング検索（地名）の対象になりません。
［記入例］
「キーワード」に登録される主な語は、下記に該当するようなものがあります。
- レファレンス質問が取り扱っている重要な人名、地名、団体名、作品名などの固有表現。
（具体例）徳川家康、アメリカ合衆国、山城町（京都府）、国立国会図書館、源氏物語など - レファレンス質問が取り扱っている重要な専門用語。
（具体例）ヒートアイランド、レイノルズ数、サブリミナル効果、など - レファレンス質問が取り扱っている重要な語の上位語（広義）、下位語（狭義）などで、検索に利用されそうな言葉。特に、レファレンス事例データ中に記載されていないもの。
（レファレンス事例データ）ＮＤＣ （項目No.９）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 9 | NDC | レファレンス事例の主題分類を示す日本十進分類法の分類番号 | 任意 | 3桁（要目表）を基本とするが、1桁、2桁での入力も可。3つまで登録可 | ○ ＊1 |
○ (前方) |
ブラウジング機能 一覧表示画面におけるデータ絞り込み機能 |
主題により検索できるようにするため |
［詳細解説］
「ＮＤＣ」には、レファレンス事例データの主題分類を示す、日本十進分類法の分類番号を付与します。そのレファレンス事例データがどのようなことを調べている人に役立つのかを考え、取り扱 っている中心的な主題分類を「NDC」で付与してください。
⇒ポイント
- 現行システム（Ver2.0）で登録できる「NDC」は3つです。
- 現行システム（Ver2.0）で登録できるのは、3桁までです。
- 検索（詳細検索）においては、前方一致となります。
［補足］
現行システムでは、「ＮＤＣ」を4桁以上登録することができません。4桁以上登録することが、必要な場合は、「備考」に「NDC：○○○．△△△」等と記入してください。なお、入力用ワークシートでは、複数のNDCを登録することはできません。
（レファレンス事例データ）調査種別 （項目No.10）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 10 | 調査種別 | 調査の種類 | 任意 | "文献紹介"、"事実調査"、"書誌的事項調査"、"所蔵調査"、"所蔵機関調査"、"利用案内"、"その他"からの選択を推奨/各参加館独自の調査種別に応じての記述も可 | ○ | ○ | 一覧表示画面におけるデータ絞り込み機能 | 調査種別によりデータを絞り込むため ＊データの作成にあたっては調査種別に合った記述をする |
［詳細解説］
「調査種別」は、レファレンスサービスを、調査の種類の観点から分類するものです。レファレンスサービスの統計管理等のために参加館で採用されている「調査種別」の分類が、多様であることを踏まえ、各館の分類で登録しても構わないとしています。しかし、可能な限り規定の選択値から選択することを推奨します。
「調査種別」の選択値には、以下のものがあります。
- 文献紹介
ある主題についての文献や情報源の紹介
※かなり包括的な文献リストを作成した場合にも、「文献紹介」とする。 - 事実調査
ある事実についての調査
※事実についての調査であれば、基本的なレファレンスブックを利用して回答した場合も、それ以外の文献を利用して回答した場合も、「事実調査」とする。 - 書誌的事項調査
ある文献や情報源についてのタイトル・編著者名・掲載書（誌、紙）名、発行所、刊行年等の調査
※書誌的事項調査から、所蔵調査、所蔵機関調査、事実調査などに発展した場合には、該当する調査種別を選択する。 - 所蔵調査
ある文献や情報源について、自館で所蔵しているかどうかの調査 - 所蔵機関調査
ある文献や情報源について、自館以外の機関で所蔵しているかどうかの調査
※全文閲覧・ダウンロード可能なインターネット上の情報源を紹介した場合も、「所蔵機関調査」とする。 - 利用案内
文献や情報の検索方法や利用方法の案内、自館の閲覧・複写・貸出の案内、機器の操作方法の案内等 - その他
類縁機関の紹介など
（レファレンス事例データ）内容種別 （項目No.11）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 11 | 内容種別 | レファレンス事例のジャンル | 任意 | "郷土"、"人物"、"言葉"、"地名"から選択、もしくは各参加館独自の内容種別に応じての記述も可 | ○ | ○ | 一覧表示画面におけるデータ絞り込み機能 | 主題により検索できるようにするため |
［詳細解説］
「内容種別」は、レファレンス事例データを、内容の観点から分類するものです。現行システム（Ver2.0）では、記入を支援するため、公共図書館で一般的に用いられている、"郷土"、"人物"、"言葉"、"地名"から選択できるようになっています。各館において、「NDC」以外でレファレンスサービスの内容を分類している場合は、その種別を記入してください。
［記入例］
- 公共図書館の場合
（具体例）郷土、人物、言葉、地名
※これらの項目は、現行システム（Ver2.0）の選択値になっています。 - 大学図書館の場合
学問分野や大学の学部・学科の名称で分類する。
（具体例1：総合大学）文学、社会、経済、工学、など
（具体例2：音楽系大学）声楽、器楽、作曲指揮、音楽教育、など - 専門図書館の場合
各専門分野独自の分類に従って分類する。
（具体例：医学図書館）内科、呼吸器科、消化器科、循環器科、胃腸科、など
（レファレンス事例データ）参考資料 （項目No.12）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 12 | 参考資料 | 回答を作成するにあたって、参考にした資料 | 任意 | 参考にしたレファレンス情報源、レファレンス資料、レファレンスツールなど/複数登録可 ＊外部リンク対応項目 |
○ | ○ | 回答の記載内容を明確にするため | |
［詳細解説］
「参考資料」は「回答」に記載された情報の根拠を明らかにするための項目です。この項目に記載される情報には下記のものがあります。
- 事実調査において回答の典拠とした情報源
- 書誌的事項調査、所蔵調査、所蔵機関調査において調査に利用した情報源（冊子目録、OPAC、総合目録など）
- 文献紹介において、紹介の根拠とした情報源
- 文献紹介において、紹介した文献や情報源
なお、情報源が人又は機関であった場合には、「照会先」に記入します。
⇒ポイント
- 文献や情報源を特定するのに、必要十分な書誌的事項が記載されていること
※書誌的事項の記述方法については、ISBNやJP番号などの識別子を明記するか、一般に認められている方法であることが望まれます。 （参考文献：『科学技術情報流通技術基準』の 「SIST02 参照文献の書き方」）
※必要であれば自館の請求記号を記載しても構いません。 - 文献や情報源の特徴や使い方など、必要があれば補足すること
※「回答」にも、回答の根拠として使用した文献や情報源などの情報が記載されます。「回答」には、タイトル等を簡略に記述し、「参考資料」に詳細な書誌事項を記載することを推奨します。特に、資料の使い方や内容について補足する必要があれば、積極的に「参考資料」の備考欄に記述してください。 - 一般に流通していない文献または情報源を記入する場合には、どのようにすれば利用できるか明記すること
- インターネット上の情報源を記入する場合には、URL、最後にアクセスした年月日を明記すること
※インターネット上の情報源は、紙媒体で刊行されている情報源に比べ、典拠コントロールがされていない、消失しやすいなどの特徴があります。このため、責任表示を明記したり、アーカイブされている情報があれば、その情報を案内したりするなどの工夫が必要です。
［記入例］
- 和図書の場合
（具体例）レファレンスサービスの発達 サミュエル・ローススティーン著 長沢雅雄監訳 常盤繁〔ほか〕共訳 日本図書館協会 1979.6 256ｐ ＜当館請求記号 UL731-18＞ - 洋図書の場合
（具体例）The Thibaults / Roger Martin du Gard ; translated by Stuart Gilbert.New York : Viking Press , 1946 869p ＜当館請求記号 843.91-M384tEg> - 雑誌記事の場合
（具体例）研究文献レビュー レファレンスサービスの新しい潮流 / 小田 光宏 カレントアウェアネス. (283) [2005.3.20] - インターネット上の情報源の記載方法
（具体例1）レファレンス協同データベース事業 －参加館用サイト－ / 国立国会図書館 /https://crd.ndl.go.jp/jp/library/index.html [last access 2005/10/31]
（具体例2）図書館調査ガイド 大阪の商工名鑑・商工会議所名簿 / レファレンス協同データベース / 調べ方マニュアル( 登録番号： 2000000204) / 最終更新日時：2005/07/04 https://crd.ndl.go.jp/GENERAL/servlet/detail.manual?id=2000000204 [last access 2005/12/15] - 書誌以外の情報を補足する場合
（具体例）NDL-OPAC（日本占領関係資料） / 国立国会図書館内でのみ検索可能。
※館内でのみ利用可能なデータベースを参照して回答した場合の「参考資料」の記入例。
（レファレンス事例データ）照会先（項目No.14）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 14 | 照会先 | 回答と共に質問者に示した照会先機関に関する情報 | 任意 | 複数登録可 ＊外部リンク対応項目 |
○ | ○ | 回答の記載内容を明確にするため | |
［詳細解説］
「照会先」は、回答の情報源として、質問者に示した図書館外部の人又は機関を記載します。この項目は、「参考資料」と同様に、「回答」に記載された情報の根拠を明らかにするために記入します。
⇒ポイント
回答となる情報を提供した外部の人又は機関に、事実内容を再確認するのに必要十分な組織名、連絡先等を記載します。情報提供者が個人である場合には、その個人のプライバシーを侵害しないよう、注意することが必要です。
［記入例］
- 機関に問い合わせて回答を得た場合
（具体例1）国立国会図書館関西館資料部アジア情報課 /URL：http://www.ndl.go.jp/jp/service/kansai/asia/index.html [last access 2005/10/31]
（具体例2）○○製薬（株式会社）資料室 / 電話：AAA-BBB-CCCC - 個人に問い合わせて回答を得た場合
（具体例1）大学教授
（具体例2）○○大学法学部教授 △△△△氏 E-Mail：aaa@bbb.ac.jp（この件に関する問い合わせ：可）
※記載内容についてはプライバシーに配慮して、判断する。本人の了解が得られている場合は、個人名・連絡先を記載しても良い。個人名・連絡先を記載できない場合でも、個人に問い合わせて回答を得た旨を必ず記載する。
（レファレンス事例データ）質問者区分（項目No.17）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 17 | 質問者区分 | 質問者の分類 | 任意 | "未就学児"、"小中学生"、"高校生"、"学生"、"社会人"、"団体"、"図書館"から選択、もしくは各参加館の分類規則に準じて記述 | ○ | ○ | 一覧表示画面におけるデータ絞り込み機能 | 質問者によりデータを絞り込むため ＊質問者の情報ニーズやレベルにより、回答は必然的に異なる |
［詳細解説］
「質問者区分」は、レファレンス事例データを、質問者の観点から分類するものです。レファレンスサービスにおいて、回答内容は、質問者の年齢等により大きく変わるものですので、その回答内容の妥当性を裏付けるため、記載することが必要です。現行システム（Ver2.0）では、記入を支援するため、公共図書館で一般的に用いられている、"未就学児"、"小中学生"、"高校生"、"学生"、"社会人"、"団体"、"図書館"から選択できるようになっています。各参加館において、選択値以外に質問者を区分している場合はその区分を記入してください。
［記入例］
- 公共図書館の場合
（具体例）未就学児、小中学生、高校生、学生、社会人、団体、図書館
※これらは、現行システム（Ver2.0）の選択値になっています。 - 大学図書館の場合
（具体例）学生、院生、教員、大学職員、他大学、一般人、図書館、など - 専門図書館の場合
（具体例）研究者、職員、一般人、図書館、など
（レファレンス事例データ）寄与者（項目No.18）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 18 | 寄与者 | データ作成に際し、情報提供等をした図書館外部の人・機関 | 任意 | 複数登録可 | ○ | ○ | 回答の記載内容を明確にするため | |
［詳細解説］
「寄与者」は、データ作成に際し、情報提供等をした図書館外部の人又は機関を記載する項目です。データの公開後に、情報提供等を受けた場合にも、この項目に記載します。
⇒ポイント
情報提供者が個人である場合には、その個人のプライバシーを侵害しないよう、注意することが必要です。
［記入例］
- 機関から情報提供を得た場合
（具体例）大阪府立中之島図書館 大阪資料・古典籍室 / 住所：〒530-0005 大阪市北区中之島1-2-10 / 電話：06-6203-0473（直通）
※このケースは、大阪府立中之島図書館から、郷土資料に関する情報提供を得た場合の記入例 - 個人から情報提供を得た場合
（具体例）○○大学法学部教授 △△△△氏 E-Mail：aaa@bbb.ac.jp（この件に関する問い合わせ：可）
※記載内容についてはプライバシーに配慮して、判断する。本人の了解が得られている場合は、個人名・連絡先を記載しても良い。個人名・連絡先を記載できない場合でも、個人から情報提供を得た旨を必ず記載する。
（調べ方マニュアルデータ）管理番号（項目No.３）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 3 | 管理番号 | 各参加館が独自に設定した事例管理番号 | 必須 | 最大で15文字以内 | ○ | ○ (前方) |
一覧表示画面におけるデータの並び替え機能 | |
［詳細解説］
「管理番号」は、各館で、データの管理をデータ単位で行うための項目です。各参加館内で、自館の事例データを一意に特定できるように番号体系を定めてください。
⇒ポイント
- 自館データ内で同一の番号を付与することはできません。ただし、他の参加館の定める管理番号と同じになってもシステム上は問題ありません。
- 使用可能な文字長は、全角・半角に関わらず15 文字以内です。
- 検索（詳細検索）においては、前方一致となります。
［記入例］
A図書館として、Aa 中央館、Ab 分館、Ac 分室が調べ方マニュアルデータの作成を別々に行う場合には、以下のような管理番号を定めることができます。
- Aa 中央館が作成するデータ → 「Aa-中央-20050001」
- Ab 分館が作成するデータ → 「Ab-人文-20050001」
- Ac 分室が作成するデータ → 「Ac-郷土-20050001」
※分館、資料室あるいはカウンターごとに管理番号を定めたり、「-」（半角のハイフン）などを用いて、識別しやすいよう工夫したりすることが有効です。
（調べ方マニュアルデータ）調べ方作成日（項目No.５）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 5 | 調べ方作成日 | 参加館が調べ方マニュアルを作成した日 | 任意 | 年は西暦、和暦とも可/「日」が登録されていないものや、表記が正しくないものは不可 | × | ○ | 一覧表示画面におけるデータの並び替え機能 ＊データの記載内容が変更された場合には、更新情報を適切な項目（「備考」等）に明記する。 |
データ記載内容が、どの時点における事実であるかを明確にするため |
［詳細解説］
「調べ方作成日」は、調べ方マニュアルデータが最初に作成された年月日であり、記入されている内容が、どの時点における結果であるのかを明示するものです。「調べ方作成日」は、データの活用や維持管理を考える上で、重要な項目です。一度登録した調べ方マニュアルデータについて、その後の調査で判明した内容を追記した場合又は事後調査に基づいて修正した場合には、追記や修正がいつ行われたのかわかるように、「調べ方」「備考」など、適切な項目に記入します。
⇒ポイント
フォーマットは、西暦（YYYY年MM月DD日形式）で登録することを推奨します。
西暦（YYYY年MM月DD日形式）で登録することで、並べ替え機能が使えるようになります。
システムに備わっている日付フォーマットの変換機能の対象となるフォーマット（別表参照）であれば、西暦（YYYY年MM月DD日形式）以外であっても自動的に変換され、並べ替え機能が使えます。ただし、表示は元のデータのままとなりますので、西暦（YYYY年MM月DD日形式）で登録することを推奨します。
【補足】
レファレンス協同データベース・システムでは、調べ方マニュアルデータの登録及び更新を、自動的に管理しています。これらの情報は、「登録日時」、「最終更新日時」として確認することができます。
| № | 日付データの例 | 入力の可否 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 1 | 2002/12/31 | 可 | |
| 2 | 2003.3.13 | 可 | |
| 3 | 1999 年12 月30 日 | 可 | |
| 4 | 2001 年3 月3 日 | 可 | |
| 5 | S62.10.1 | 可 | |
| 6 | 平成13 年11 月11 日 | 可 | |
| 7 | Ｈ15 年5 月05 日 | 可 | |
| 8 | ２００１．１１．２ | 可 | |
| 9 | Ｈ１４－０１－３ | 可 | |
| 10 | 19990802 | 可 | |
| 11 | 2002/11 | 不可 | ⇒「日」が無い |
| 12 | 平成15年5月 | 不可 | ⇒「日」が無い |
| 13 | 1999092 | 不可 | ⇒「日」は2桁必要 |
| 14 | 2005331 | 不可 | ⇒「月」は2桁必要 |
| 15 | 西暦2000 年5 月15 日 | 不可 | ⇒「西暦」が変換対象外 |
| 16 | 昭和60年10/15 | 不可 | ⇒区切り文字が統一されていない |
| 17 | 2000.2.30 | 不可 | ⇒2月は30日が無い |
| 18 | S65.12.20 | 不可 | ⇒昭和に65年は無い |
| 19 | 03/12/20 | 不可 | ⇒西暦の場合は4桁の「年」、和暦であれば年号が必要 |
| 20 | 2002.12/20 | 不可 | ⇒区切り文字が統一されていない |
（調べ方マニュアルデータ）キーワード（項目No.７）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 7 | キーワード | 調べ方マニュアルの中心的な内容や主要な概念を表現している語 | 任意 | フリーキーワード（件名標目等の統制語を使用してもよい）/複数登録可 | ○ | ○ | ブラウジング機能（地名） | 主題により検索できるようにするため |
［詳細解説］
「キーワード」は、調べ方マニュアルデータの取り扱っている中心的な内容や主要な概念を表現している語を記入する項目です。その調べ方マニュアルデータがどのようなことを調べている人に 役立つのかを考え、取り扱っている中心的なトピックやテーマを表す語を、「キーワード」として付与してください。件名標目等の統制語を使用しても良いですが、フリーキーワードでも構いません。
［記入例］
「キーワード」に登録される主な語は、下記に該当するようなものがあります。「調査テーマ」に含まれている語をそのまま使用しても構いません。
- 調べ方マニュアルが取り扱っている重要な人名、地名、団体名、作品名などの固有表現
（具体例）大阪府
※大阪の統計情報の調べ方についてまとめた調べ方マニュアルデータに対する「キーワード」の1つとして、「大阪府」という地名を掲載している例。 - 調べ方マニュアルデータが取り扱っている重要な専門用語
（具体例）牛海綿状脳症、狂牛病、Mad Cow Disease
※牛海綿状脳症（BSE）関係の欧文雑誌論文の調べ方についてまとめた調べ方マニュ アルデータに対する「キーワード」として、俗称の狂牛病、Mad Cow Diseaseを補って登録している例。 - 調べ方マニュアルが取り扱っているテーマ、トピックの同義語、上位語（広義）、下位語（狭義）などで、検索に利用されそうな言葉
（具体例）新聞、雑誌
※逐次刊行物の調べ方についてまとめた調べ方マニュアルデータに対する「キーワード」として、狭義の言葉を補って登録している例
（調べ方マニュアルデータ）ＮＤＣ（項目No.９）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 9 | NDC | 調べ方マニュアルの主題分類を示す日本十進分類法の分類番号 | 任意 | 3桁（要目表）を基本とするが、1桁、2桁での入力も可 3つまで登録可 |
○ ＊1 |
○ (前方) |
ブラウジング機能（地名） 一覧表示画面におけるデータ絞り込み機能 |
主題により検索できるようにするため |
［詳細解説］
「ＮＤＣ」には、調べ方マニュアルデータの主題分類を示す、日本十進分類法の分類番号を付与します。その調べ方マニュアルデータがどのようなことを調べている人に役立つのかを考え、取り 扱っている中心的な主題分類を「NDC」で付与してください。
⇒ ポイント
現行システム（Ver2.0）で登録できるのは、3桁までです。
検索（詳細検索）においては、前方一致となります。
［補足］
現行システム（Ver2.0）では、「ＮＤＣ」を4 桁以上登録することができません。複数登録する又は4桁以上登録することが、必要な場合は、「備考」に「NDC：○○○．△△△」等と記入してください。
なお、入力用ワークシートでは、複数のNDCを登録することはできません。
（調べ方マニュアルデータ）参考資料（項目No.10）
| No | 項目名 | 項目内容 | 区分 | 項目の説明 | 現行システム（Ver2.0） での活用方法 |
記入理由 （データベースの品質向上の観点から） |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 簡易検索項目 | 詳細検索項目 | その他の利用方法 | ||||||
| 10 | 参考資料 | 調べ方マニュアルを作成するにあたって、参考とした情報源 | 任意 | 参考にしたレファレンス情報源、レファレンス資料、レファレンスツールなど/複数登録可 ＊外部リンク対応項目 |
○ | ○ | 調べ方の記載内容を明確にするため | |
［詳細解説］
「参考資料」は調べ方マニュアルデータを作成するにあたって参考とした情報源を記載します。
［記入例］
作成にあたり、レファレンス協同データベースに登録されている他の調べ方マニュアルを参考にした場合
歌詞を調べるには / レファレンス協同データベース / 提供館：国立国会図書館 / 登録番号：2000000563 / 最終更新日時：2005/09/01
※記入方法については、レファレンス事例データの「参考資料」の記入方法を参照してくだい。