3. データを作成するために

3.1　レファレンス事例データは、どのように作成するか

3.1.1　データ・フォーマットは、どのような構造となっているか

レファレンス事例データは、レファレンス事例データ・フォーマットに示すように、19の項目から構成されています。またこれ以外に、画像を添付することができます。これらの項目は、レファレンス質問の受付から、質問者への回答に至る情報を記す中核的な情報と、それらを効果的に検索し、利用するために必要な情報を記す付加的な情報に大別することができます。

（注）項目中、「管理番号」については、レファレンス事例データを適切に管理するため、参加館ごとに体系を決定する必要があります。レファレンス事例データの作成に取り掛かる前に、あらかじめ決定してください。

⇒関係する資料
レファレンス事例データ・フォーマットについては、付録資料1『レファレンス協同データベース標準フォーマット』を参照してください。システムの操作方法については、『レファレンス協同データベース・システム操作マニュアル（参加館用）』を参照してください。

3.1.2　データのもとになる情報には、何があるか

レファレンス事例データの作成のもととなる情報には、基本的には、レファレンス記録票などに記載された情報や、文書、FAX及び電子メールのレファレンスの記録があります。さらには、チャットレファレンスの交信記録、協力レファレンスの記録、ならびに通常記録されることのないレファレンスインタビューやレファレンス担当者の情報探索のプロセスも、重要な情報源です。

• （注1）このガイドラインにおいて、レファレンス事例データを作成することとは、これらの情報を再整理し、レファレンス事例データ・フォーマットの各項目に切り分けて記入することを、意味します。
• （注2）レファレンス事例データ作成の情報源は、形式が多様であるだけでなく、その内容も多様です。各参加館では、レファレンス事例データの作成の目的とその用途を確認し、どのような情報源からレファレンス事例データを作成するのか、それぞれ方針を決定する必要があります。

3.1.3　中核的な情報は、どのように作成するか

レファレンス事例データの項目のうち、レファレンス質問の受付から、質問者への回答に至る情報は、「質問」「回答」「事前調査事項」「回答プロセス」「参考資料」「照会先」「寄与者」に記入されます。

この中でも、利用者から受けた質問の内容と、その質問に対する回答の内容が、データの中心になります。これらの内容は、「質問」「回答」の2つの項目に記入されます。
さらに、回答に記入したデータを踏まえ、その内容を確実にするデータとして、次のものを記入します。

事前調査事項

利用者が事前に調べていたこと

回答プロセス

回答するにあたって経た調査のプロセス

参考資料

回答の情報源となる資料

照会先

回答の情報源として、質問者に示した図書館外部の人・機関

寄与者

レファレンス事例データの作成に際し，情報提供等をした図書館外部の人・機関

これらの内容が、「質問」「回答」の内容として十分に記載されていれば、個別の項目に記入する必要は必ずしもありません。特に、「回答」と「回答プロセス」は密接に関わり合いますので、「回答」の中に「回答プロセス」が書かれる場合もあります。いずれにしても、「回答」の必然性を裏付けるために、十分な情報が記載されることが必要です。

3.1.4　付加的な情報は、どのように作成するか

中核的なデータだけでは、十分なデータとは言えません。必要に応じて、その内容を付加する情報を記入する必要があります。
レファレンス事例データの検索を支援するため、「事例作成日」「NDC」「内容種別」「質問者区分」「キーワード」「調査種別」「解決／未解決」を付与します。これらの項目を付与することにより、効果的な検索を行うことが可能となります。

(1)時間を明らかにする

最初に、「事例作成日」を記入します。これは、参加館でレファレンス質問に対して回答した年月日であり、記入されている内容が、どの時点における結果であるのかを明示するものとなります。「事例作成日」は、データの活用や維持管理を考える上で重要な項目です。
その後の調査で判明した内容を追記した場合又は事後調査に基づいて修正した場合には、追記や修正がいつ行われたのかわかるように、「回答」「回答プロセス」「備考」のいずれかに記入します。

ポイント
システム自動付与項目の「登録日時」「最終更新日時」により、レファレンス事例データをデータベースに登録した日時、最後に更新した日時は、管理されています。

(2)主題を明らかにする

NDC

主題別に検索することが可能になります。

内容種別

各館のデータ管理の実情に合わせた分類体系ですので、これを登録しておくことにより、担当者の必要な情報を抽出することができるようになります。

キーワード

データのテーマやトピックを示すものであり、多様な検索ができるようになります。各種の件名標目表やシソーラスを参考にしつつ、適切な検索語を付与することが必要です。また、この項目に、関係する人名や地名を記入すると、ブラウジング機能の対象になります。

(3)サービスのタイプを明らかにする

調査種別

調査の性格を絞り込んだ検索を行うことができるようになります。

質問者区分

質問者を絞り込んだ検索を行うことができるようになります。

解決／未解決

事例が質問回答サービスとして、解決したのか又は未解決なのかに応じた絞り込み検索が可能となります。この項目を「未解決」にすると、他の参加館からの協力を促すことができます。

⇒関係する資料
作成のプロセスについては、付録資料4『データの質を高めるための道しるべ』を参照してください。

3.1.5　作成したデータを、どのように点検するか

作成したデータの公開レベルの設定については、参加館が行います。公開レベルの決定については、第4章を参照してください。
作成したデータは、公開前に記述内容を点検します。点検においては、次のことを改めて確認してください。

(1)記載項目

データの内容が、データベースの用途に合致した活用をされるために、必要十分な記述がされているかを点検します。とりわけ、回答の典拠となる情報源が記入されているかは、レファレンス事例データにおいては重要です。また、「事例作成日」は、「回答」又は「回答プロセス」の信頼性を確保するために欠くことができません。

(2)参加規定

データの内容が、参加規定（PDF）に反していないか点検します。まず、個人情報が記載されていないか確認してください。次に、公序良俗に反していないかどうか、確認してください。最後に、著作権法に抵触していないかどうか、精査してください。とりわけ、特定文献からの引用を含む場合には、著作者人格権を尊重し、所定の書式に従って出典を明記しなくてはなりません。こうした引用は、「回答」又は「回答プロセス」の項目において多く記されると予想されることから、これらの項目の記入には特に注意を要します。また、著作物の大半にわたるような大量の引用をしてはなりません。さらに、画像を添付する場合には、著作権法に抵触していないかどうか、慎重に検討する必要があります。こうした点は、「自館のみ参照」として登録する場合でも、点検が必要です。

(3)誤記

データの内容に、誤った情報が記載されていないか点検します。

3.2　調べ方マニュアルデータは、どのように作成するか

3.2.1　データ・フォーマットは、どのような構造となっているか

調べ方マニュアルデータは、調べ方マニュアルデータ・フォーマットに示すように、12の項目から構成されています。またこれ以外に、画像を添付することができます。調べ方マニュアルは、参加館それぞれの刊行物やホームページで、公開していることが多く、多様な形態で作成されています。そのため、データ・フォーマットは比較的シンプルな構造となっています。
これらの項目は、調べ方に関する情報を記述する中核的な情報と、それらを効果的に検索し、利用するために必要な情報を記す付加的な情報に大別することができます。

（注）項目中、「管理番号」については、調べ方マニュアルデータを適切に管理するため、参加館ごとに体系を決定する必要があります。調べ方マニュアルデータの作成に取り掛かる前に、あらかじめ決定してください。

⇒関係する資料
調べ方マニュアルデータ・フォーマットについては付録資料1『レファレンス協同データベース標準フォーマット』を参照してください。システムの操作方法については、『レファレンス協同データベース・システム操作マニュアル（参加館用）』を参照してください。

3.2.2　データのもとになる情報には、何があるか

調べ方マニュアルデータの作成のもととなる情報源は、そのテーマの入門書や基本的な図書、専門事（辞）典、百科事典、時事用語辞典、ハンドブック、主題書誌、索引、抄録誌、参考文献リスト、雑誌、最新動向レビュー、会議録、統計情報、その他の索引、他館OPAC、ウェブ情報、出版情報等、あらゆるものが情報源となります。また、レファレンス協同データベースに登録されているレファレンス事例データや他の調べ方マニュアルデータも有力な情報源となります。

（注）このガイドラインにおいて、調べ方マニュアルデータを作成することとは、これらの情報源を幅広く確認し、想定利用者別に、選定し、解説することを意味します。

調べ方マニュアルデータは、特定のテーマ、トピックに関する調べ方を、特定の利用者グループのために編集した付加価値の高い情報です。データの作成にあたっては、「何について」、「誰のために」作成するのかを意識し、情報源を十分な時間をかけて幅広く確認し、評価することが必要となります。
各参加館では、調べ方マニュアルの作成の目的とその用途を確認し、どのようなテーマについて、作成に取り組んでいくのか、方針を決定する必要があります。

3.2.3　中核的な情報は、どのように作成するか

調べ方マニュアルデータの項目のうち、調べ方に関する中核的な情報は、「調査テーマ」「調べ方」に記入されます。

(1)調査テーマを決定する

調べ方マニュアルの作成にあたっては、まず、テーマを設定し、「調査テーマ」に記入します。このテーマの設定にあたっては、利用者の情報ニーズの分析に基づいて、一定量の情報ニーズがあったもの、又は今後見込まれるものを取り上げます。このため、情報ニーズの分析には、すでに登録されているレファレンス事例データや、参加館で保持している各種の利用統計等を総合的に利用します。また地域の学校の調べもの学習のテーマや、大学のカリキュラムや課題、時事的なニュース等も、今後参加館に寄せられる情報ニーズの把握には欠かせない情報源となります。

(2)情報の整理を行う

設定した調査テーマの調べ方をまとめるために必要な情報を収集します。この情報の収集にあたっては、検索語の調査が重要になります。 件名標目表やシソーラス等を活用しながら、検索語を決定し、3.2.2で解説した情報源から、適切な情報を収集し、整理していきます。

(3)適切な情報を選定し、作成する

収集した情報について、誰のための調べ方マニュアルなのかを意識しながら、選定し、再整理し、「調べ方」として記入します。

3.2.4　付加的な情報は、どのように作成するか

データの核となる項目の記入に続いて、これらの内容を付加する情報を記入します。
調べ方マニュアルデータの検索を支援するため、「調べ方作成日」「NDC」「キーワード」「完成／未完成」｢参考資料｣を付与します。これらの項目を付与することにより、次のような検索を行うことが可能となりますので、できる限り登録してください。

(1)時間を明らかにする

最初に、「調べ方作成日」を記入します。これは、最初に調べ方マニュアルが作成された年月日であり、記入されている内容が、どの時点における結果であるのかを明示するものとなります。「調べ方作成日」は、データの活用や維持管理を考える上で重要な項目です。

ポイント
システム自動付与項目の「登録日時」「最終更新日時」により、調べ方マニュアルデータをデータベースに登録した日時、最後に更新した日時は、管理されています。

(2)主題を明らかにする

調べ方マニュアルデータの検索を支援するため、「NDC」「キーワード」「完成／未完成」を付与します。これらの項目を付与することにより、次のような検索を行うことが可能となりますので、できる限り記入してください。

NDC

主題別に検索することが可能になります。

キーワード

広範な情報を取り扱う多数の調べ方マニュアルの中から適切な調べ方マニュアルを見つけるため、重要な項目です。各種の件名標目表やシソーラスを参考にしつつ、適切な検索語を付与することが必要です。

完成／未完成

調べ方が完成しているのか又は未完成なのかに応じた絞り込み検索が可能となり、用途に応じた活用を促すことができます。

ポイント
データを利用する者を明確に想定できる場合には、「備考」にその情報を記載することを推奨します。また、調べ方マニュアルは、参加館それぞれの刊行物やホームページで、表示方法やレイアウト等を工夫し、公開しているケースが多くあります。これらの情報は、「備考」に記入するか、関連ファイル添付機能を用いて、エクセル形式、ワード形式、PDF形式等のデータを公開することを推奨します。

⇒関係する資料
作成のプロセスについては、付録資料4『データの質を高めるための道しるべ』を参照してください。

3.2.5　作成したデータを、どのように点検するか

作成したデータの公開レベルの設定については、参加館が行います。公開レベルの決定については、第4章を参照してください。
作成したデータは、公開前に記述内容を点検します。点検においては、次のことを改めて確認してください。

(1)記載項目

データの内容が、データベースの用途に合致した活用をされるために、必要十分な記述がされているかを点検します。

(2)参加規定

データの内容が、参加規定（PDF）に反していないか点検します。まず、個人情報が記載されていないか確認してください。次に、公序良俗に反していないかどうか、確認してください。最後に、著作権法に抵触していないかどうか、精査してください。とりわけ、「調べ方」の中には、情報源の書誌データが記されることが多いと予想されるので、著作者人格権を尊重し、所定の書式に従って記入する必要があります。また、「調べ方」に関わって、著作物の大半にわたるような大量の引用をしてはなりません。さらに、画像を添付する場合には、著作権法に抵触していないかどうか、慎重に検討する必要があります。こうした点は、「自館のみ参照」として登録する場合でも、点検が必要です。

(3)誤記

データの内容に、誤った情報が記載されていないか点検します。

3.3　特別コレクションデータは、どのように作成するか

3.3.1　データ・フォーマットは、どのような構造となっているか

特別コレクションデータは、特別コレクションデータ・フォーマットに示すように、15の項目から構成されています。またこれ以外に、画像を添付することができます。
これらの項目は、特別コレクション自体の情報である中核的な情報と、特別コレクションを利用するために必要な情報である付加的な情報に大別することができます。具体的には、次のようになります。

⇒関係する資料
特別コレクションデータ・フォーマットについては、付録資料1『レファレンス協同データベース標準フォーマット』を参照してください。
システムの操作方法については、『レファレンス協同データベース・システム操作マニュアル（参加館用）』を参照してください。

3.3.2　データのもとになる情報には、何があるか

特別コレクションデータの作成のもととなる情報には、特別コレクション自体の属性情報のほか、そのコレクションを紹介している資料、そのコレクションに含まれる資料を検索するための目録などがあります。
特別コレクションは、各図書館の所蔵資料ですので、特別コレクションデータの作成の目的とその用途を確認し、十分な情報を提供する必要があります。

3.3.3　中核的な情報は、どのように作成するか

特別コレクションデータの項目のうち、中核的な情報は、「コレクション名」「コレクション名ヨミ」「内容」「来歴」「所蔵点数」「継続」に記入します。
特別コレクションの受入が継続していない限り、これらの内容は、一度記載すれば特に維持管理を必要としない項目です。特に公刊している情報がある場合には、それらをもとに、十分な記入をする必要があります。

3.3.4　付加的な情報は、どのように作成するか

データの核となる項目の記入に続いて、これらの内容を付加する情報を記入します。この項目には、「紹介文献」「目録等」「利用条件」があり、次のような内容となります。

(1)内容をより詳細にするための情報を明らかにする

紹介文献

特別コレクションの内容をより詳しくするための手段を記入します。具体的には、特別コレクションを紹介している本や雑誌、ウェブサイト等の情報です。

目録等

特別コレクションを構成する資料を検索するための手段を記入します。具体的には、資料を検索するための冊子目録、Finding Aids、OPAC、デジタルアーカイブ等の情報です。

(2)利用条件を明らかにする

利用条件

特別コレクションを利用するための制限事項等を記入します。

ポイント
連絡先等については、原則として参加館プロファイルデータを参照するようにしますが、参加館プロファイルデータに掲載されている情報と異なる場合には、「備考」等に記入してください。 これらの情報は、特別コレクションの継続の有無に関わらず、変化するものです。常に最新の情報となるよう、必要に応じて更新する必要があります。なお、コレクションを所蔵する機関に関する情報については、参加館IDにより参加館プロファイルデータと関連付けられています。このことを踏まえ、参加館プロファイルデータにも十分な情報が記入されているか、合わせて確認してください。参加館プロファイルデータの作成方法については、3.4を参照してください。

⇒関係する資料
作成のプロセスについては、付録資料4『データの質を高めるための道しるべ』を参照してください。

3.3.5　作成したデータを、どのように点検するか

作成したデータの公開レベルの設定については、参加館が行います。公開レベルの決定については、第4章を参照してください。
作成したデータは、公開前に記述内容を点検します。点検においては、次のことを改めて確認してください。

(1)記載項目

データの内容が、データベースの用途に合致した活用をされるために、必要十分な記述がされているかを点検します。

(2)参加規定

データの内容が、参加規定（PDF）に反していないか点検します。まず、個人情報が記載されていないか確認してください。次に、公序良俗に反していないかどうか、確認してください。最後に、著作権法に抵触していないかどうか、精査してください。特別コレクションに収められている資料の書誌データを記述する際には、特に注意を要します。さらに、画像を添付する場合には、著作権法に抵触していないかどうか、慎重に検討する必要があります。こうした点は、「自館のみ参照」として登録する場合でも、点検が必要です。

(3)誤記

データの内容に、誤った情報が記載されていないか点検します。

3.4　参加館プロファイルデータは、どのように作成するか

3.4-1データ・フォーマットは、どのような構造となっているか

参加館プロファイルデータは、データ・フォーマットに示すように、23の項目から構成されています。またこれ以外に、画像を添付することができます。
これらの項目は、連絡先となる中核的な情報と、それに基づいて参加館をより効果的に活用するために必要な情報を記す付加的な情報から構成されます。

⇒関係する資料
参加館プロファイルデータ・フォーマットについては、付録資料1『レファレンス協同データベース標準フォーマット』を参照してください。システムの操作方法については、『レファレンス協同データベース・システム操作マニュアル（参加館用）』を参照してください。

3.4.2　データのもとになる情報には、何があるか

参加館プロファイルデータの作成のもととなる情報は、参加館自体の属性情報です。
事業で公開しているデータに関する問い合わせ先や協力レファレンスの依頼先を参照する用途があることから、運用体制の整備を踏まえて情報を整理することが必要です。また、レファレンスサービスの情報源となる十分な情報を提供するため、サービスや蔵書の特徴に関する情報を整理することも必要です。

3.4.3　中核的な情報は、どのように作成するか

事業への参加、データの公開に付随して、相応の連絡業務が発生します。連絡先は、適切に記入するとともに、定期的に確認してください。また、併せて、それらの連絡先に問い合わせがあった際の対応についても、体制を整えておく必要があります。
事業に参加する他の参加館からは、公開しているデータに関する問い合わせや、蔵書やサービスの特徴に応じた協力レファレンスの依頼が入ります。また、一般利用者からも、公開しているデータに関する問い合わせや、レファレンス質問が入ります。
参加館は、館種も規模も多様ですので、「電話番号」については3つまで記入できるようにしています。それぞれの電話番号は、どのような連絡のためのものか、明記してください。
また「E-Mail」は2種類ありますが、「E-Mail（管理者用）」は、事務局との連絡用であり、参加館向けメールマガジン「レファレンス協同データベース参加館通信」の送付先となります。一般利用者と他の参加館には非公開となる情報です。一方「E-Mail」は、レファレンス質問の受付用のアドレスを記入します。電子メールでの質問を受け付ける場合には、この欄にそのアドレスを記入してください。また、参加館からのみの連絡に限定する等、利用を限定する場合には、その旨を明記してください。その他、E-Mail（コメント通知）、E-Mail（未解決事例通知）もあります。

3.4.4　付加的な情報は、どのように作成するか

データの核となる項目の記入に続いて、これらの内容を付加する情報を記入します。

(1)参加館の性格を明らかにする

参加館の蔵書やサービスの特徴、またそれらの原因となる歴史的な特徴は、「沿革」と「特色」に切り分けて記入します。特に個性的な性格を持つ図書館については、これらの情報がレファレンスサービスの情報源となりますので、十分な情報を記入してください。

(2)利用条件を明らかにする

「注意事項」は、各参加館が提供しているデータの利用にあたっての注意が必要な事項を記入する項目です。

(3)アクセスに必要な情報を明らかにする

参加館のサービスを利用するにあたっての制約事項や方法は、「利用条件」「開館情報」「交通アクセス」に記入します。参加館で自館のホームページを開設している場合には、すべての情報の内容を保証するため、そのアドレスを「URL」に記入してください。

3.4.5　作成したデータを、どのように点検するか

作成したデータの公開レベルの設定については、参加館が行います。公開レベルの決定については、第4章を参照してください。
作成したデータは、公開前に記入内容を点検します。点検においては、次のことを改めて確認してください。

(1)記載項目

データの内容が、データベースの用途に合致した活用をされるために、必要十分な記述がされているかを点検します。

(2)参加規定

データの内容が、参加規定（PDF）に反していないか点検します。まず、公序良俗に反していないかどうか、確認してください。次に、著作権法に抵触していないかどうか、精査してください。こうした点は、「自館のみ参照」とする場合でも、点検が必要です。

(3)誤記

データの内容に、誤った情報が記載されていないか点検します。

⇒関係する資料
作成のプロセスについては、付録資料4『データの質を高めるための道しるべ』を参照してください。