3. 画面からのデータ登録・更新

データの新規登録・更新・削除には、以下のような方法があります。

  • ウェブフォームから直接入力
  • 参加館で作成したデータを、アップロード機能を使って登録
    • XML、CSVファイルを登録可能
    • 関連ファイルの登録は不可
    • CSVファイルの場合は、ローカル項目の登録不可・データの削除不可
  • 参加館サーバに作成したデータを置き、自動取得機能で登録
    • XMLファイルを登録可能
    • 関連ファイルの登録は不可
れはっちアドバイス

データの作成・登録の方法は様々あります。それぞれの館にあった方法を選択してください。迷われる場合は、「ウェブフォームから直接入力」をお試しください。本章では、ウェブフォームからの入力方法について説明しています。

3-1. 新規・複写登録

3-1-1. 新規・複写登録とは

レファレンス事例・調べ方マニュアル・特別コレクションについて、システムに新規データを登録することができます。

複写登録は、自館のデータのを複写して新規データを登録することができます。(参加館プロファイルの新規登録はレファレンス協同データベース事務局が行います。複写登録機能はありません。)

新規・複写登録は管理用ID、登録用IDでログインした場合のみ可能です。(ただし、登録用IDでは公開レベルが自館のみ参照のデータのみ登録できます。)

登録は以下のような流れで行います。

  • 1.新規登録の場合
    1. ヘッダメニューから「新規登録」をクリックします。
    2. データ種別タブから登録したいデータ種別をクリックしてください。デフォルトでは「レファレンス事例」が選択されています。
    3. 各データ項目を入力してください。必須項目は背景に薄いピンクの色がついています。
    4. 「登録」をクリックすると、入力内容のチェックが行われます。
    • 入力内容に問題がない場合
      そのままデータが登録されます。
    • 入力内容に警告があった場合
      警告がある場合はそのまま登録して良いかの確認メッセージが表示されます。そのまま登録する場合はもう一度「登録」ボタンをクリックします。修正する場合は対象項目修正後に再度「登録」ボタンをクリックしてください。
    • 入力内容にエラーがあった場合
      入力内容がエラーとなった場合、対象項目を修正するまでデータを登録できません。メッセージに従ってエラーの項目を修正し、再度「登録」ボタンをクリックしてください。
    (5)データが登録されると、詳細表示画面に遷移します。

    2.複写登録の場合  ※自館データのみ可能です。
    (1)検索結果一覧などより複写登録対象データの詳細画面リンクをクリックします。(質問、調査テーマ、コレクション名)
    (2)詳細画面上部の「複写登録」をクリックすると、複写元のデータが入力された状態で登録画面が表示されます。
    ※「管理番号」、「公開レベル」、「関連ファイル」の3項目は初期化されます。
    (3)データの修正を行い、「登録」をクリックします。  ※データチェックは新規登録と同様に行われます。

    詳細画面からの複写登録


    複写登録

    3-1-2. レファレンス事例の新規登録

    3-1-3. 調べ方マニュアルの新規登録

    調べ方マニュアルの新規登録方法
    各項目の詳しい説明は
    以下のリンクをクリックしてください。
    (別ページに遷移します)

    「(1)管理番号」

    「(2)公開レベル」

    「(3)調査テーマ」

    「(4)調べ方」


    「(5)NDC」

    「(6)参考資料」

    「(7)キーワード」

    「(8)備考」


    「(9)調べ方作成日」

    「(10)完成/未完成」

    「(11)関連ファイル」

    「(12)ローカル項目」
    調べ方マニュアル新規登録

    各項目に入力して、「登録」ボタンをクリックします。


    3-1-4. 特別コレクションの新規登録

    れはっちアドバイス10

    れはっちアドバイス

    みなさんの図書館に眠っているお宝コレクションをどんどん登録してください。
    「お宝なんてうちにはないなぁ・・・」

    そんなことはありません。
    きっと、特別コレクションとして認識していない郷土資料などが書庫の奥深くに・・・
    郷土を愛する図書館員のみなさん、レファ協のデータベースを使って、ぜひお宝自慢を!


    特別コレクションの新規登録方法
    各項目の詳しい説明は
    以下のリンクをクリックしてください。
    (別ページに遷移します)

    「(1)管理番号」

    「(2)コレクション名」

    「(3)コレクション名ヨミ」

    「(4)公開レベル」

    「(5)内容」


    「(6)来歴」

    「(7)利用条件」

    「(8)目録等」

    「(9)紹介文献」

    「(10)所蔵点数」

    「(11)継続」

    「(12)NDC」

    「(13)キーワード」

    「(14)備考」

    「(15)関連ファイル」

    「(16)ローカル項目」
    特別コレクション新規登録

    各項目に入力して、「登録」ボタンをクリックします。


    3-2.更新

    3-2-1. 更新とは

    更新機能では、本システムに登録されているデータを更新することができます。
    更新可能なデータは、自館で登録したデータと自館の参加館プロファイルです。

    更新をするには、2つの入口があります。
    (1)検索した事例を更新する
    (2)ヘッダーメニューの「自館データ」から更新する

    「自館データ」をクリックすると、自館データの一覧画面が表示され、更新を行うことができます。

    トップページからの登録

    3-2-2. 一覧画面からの一括更新(公開レベルのみ)

    次の場合に一覧画面からの更新が可能となります。

    (1)ヘッダーメニューの「自館データ」から一覧画面を表示した場合
    (2)詳細検索で「自館データのみを検索する」にチェックを入れて検索した場合
    (3)詳細検索で公開レベルを「自館のみ参照」とした場合
    (4)詳細検索でローカル項目に関する検索条件を入力した場合

    ※簡易検索では検索結果一覧からの一括更新は行えません。

    一覧画面からは公開レベルの更新のみが可能です。

    (1)変更したい情報の左側のチェック欄を選択します。
    (2)変更したい公開レベルを選択します。
    (3)編集が終了したら、「公開レベルの更新」ボタンをクリックします。

    一覧画面からの一括更新

    3-2-3. 詳細画面からの更新

    詳細画面から更新画面へ遷移できます。トップページのデータリンク、簡易検索結果一覧、詳細検索結果一覧などで目的のデータを検索いただけます。
    (1)検索結果一覧などより更新対象データの詳細画面リンクをクリックします。(質問、調査テーマ、コレクション名、図書館名)
    (2)詳細画面上部の「更新画面へ」をクリックします。
    (3)データの修正を行い、「更新」をクリックします。  ※データチェックは登録画面と同様に行われます。

    詳細画面からの更新

    詳細画面からの更新

    詳細画面からの更新
    ※衝突検知について
    「更新」クリック時に同一データへの更新衝突を検知すると、以下のようなメッセージが表示されます。この場合、更新を続けることができません。別ウィンドウで当該データの更新画面を開き、入力済みの内容を転記する等の対応を必要に応じてご検討ください。
    詳細画面からの更新_4


    3-2-4. 参加館プロファイルの更新

    「3-2-3. 詳細画面からの更新」と同じ手順で、参加館プロファイルについてもデータの更新が可能です。
    ただし、以下については変更できません。

    参加館プロファイルの変更不可項目
    変更不可項目 備考
    館種 事務局側で登録時に決定し、必要があれば修正を行います。
    公開レベル 公開レベルは事務局側で設定します。各参加館サービスへの窓口となるものですので原則「一般公開」とします。

    参加館プロファイルの更新方法
    各項目の詳しい説明は
    以下のリンクをクリックしてください。
    (別ページに遷移します)

    「(1)図書館名(正式)」

    「(2)図書館名(略式)」

    「(3)図書館名ヨミ」


    「(4)郵便番号」

    「(5)住所(都道府県)」

    「(6)住所(市区町村)」

    「(7)住所(丁目・番地)」

    「(8)電話番号1」

    「(9)電話番号1(追加情報)」

    「(10)E-Mail(管理者)」

    「(11)E-Mail(コメント通知)」

    「(12)E-Mail(未解決事例通知)」

    「(13)電話番号2」
    「(14)電話番号2(追加情報)」
    「(15)電話番号3」
    「(16)電話番号3(追加情報)」

    「(17)FAX番号」

    「(18)E-Mail(公開)」

    「(19)URL」

    「(20)開館情報」
    「(21)利用条件」
    「(22)沿革」
    「(23)特色」
    「(24)注意事項」
    「(25)交通アクセス」

    「(26)ISIL」

    「(27)デフォルト公開レベル(レファレンス事例)」
    「(28)デフォルト公開レベル(調べ方マニュアル)」
    「(29)デフォルト公開レベル(特別コレクション)」

    「(30)関連ファイル」

    「(31)ローカル項目」
    参加館プロファイル更新

    各項目に入力して、「更新」ボタンをクリックします。


    3-3. 削除

    3-3-1. 削除とは

    削除機能では、本システムに登録されているデータを削除することができます。
    削除可能なデータは、自館で登録したデータです。

    削除には、2つの入口があります。
    (1)検索した事例を削除する
    (2)ヘッダーメニューの「自館データ」から削除する
    ヘッダーメニューの「自館データ」をクリックすると、自館データの一覧画面が表示され、削除を行うことができます。

    トップページからの削除
    ※他、XML形式ファイルを用いてのアップロード自動取得機能からも行っていただけます。


    3-3-2. 一覧画面からの一括削除

    次の場合に一覧画面からの削除が可能となります。
    (1)ヘッダーメニューの「自館データ」から一覧画面を表示した場合
    (2)詳細検索で「自館データのみを検索する」にチェックを入れて検索した場合
    (3)詳細検索で公開レベルを「自館のみ参照」とした場合
    (4)詳細検索でローカル項目に関する検索条件を入力した場合

    ※簡易検索では検索結果一覧からの一括削除は行えません。


    一覧画面では対象とするデータの一部しか確認できないため、基本的には、詳細表示画面で対象に間違いが無いことを確認してから削除することをおすすめします。

    検索結果一覧からの削除手順
    (1)削除したい情報の左側のチェック欄を選択します。
    (2)選択が完了したら、「削除」をクリックします。
    (3)削除確認ダイアログで「OK」をクリックするとデータが削除されます。
    一覧画面からの一括削除
    削除確認ダイアログ

    3-3-3. 詳細画面からの削除

    詳細画面から削除処理ができます。
    (1)検索結果一覧などより削除対象データの詳細画面リンクをクリックします。
    (2)詳細画面上部の「削除」をクリックします。
    (3)削除確認ダイアログで「OK」をクリックするとデータが削除されます。
    詳細画面からの削除
    詳細画面からの削除
    削除確認ダイアログ

    3-4. リッチテキストエディタの使い方

    3-4-1. 入力可能なHTMLタグ

    一部の項目はリッチテキストエディタを用いて、データの入力が行えます。
    入力可能なタグ以外は、記号に変換されて登録されます(タグがデータ詳細に表示されます)。

    • リンク<a>
    • 見出し<h2>~<h6>
    • 段落<p>
    • リスト<ul><ol><li>
    • 定義リスト<dt><dd>
    • 表<table><caption><thead><tbody><tfoot><tr><th><td>
    • 改行<br>
    • 強調<em>
    • 重要<strong>
    • 引用<blockquote>

    データ詳細では、入力内容の改行コードは<br>に変換されて表示されます。HTML構造に不要な改行を含めないようご注意ください。
    「例)不要な改行を含めた場合」
    リッチテキスト入力
    リッチテキストを表示
    「例)不要な改行を含めない場合」
    リッチテキスト入力
    リッチテキスト表示


    3-4-2. リッチテキストエディタのON/OFF

    リッチテキストエディタを利用した入力を行う場合は、「ON」ボタンをクリックしてください。

    リッチテキストエディタON

    通常のテキストボックス、テキストエリアを利用する場合は、「OFF」ボタンをクリックしてください。
    リッチテキストエディタ機能は、デフォルトでOFFになっています。

    リッチテキストエディタOFF

    以降のリッチテキストエディタに関する説明は、リッチテキストエディタ機能を「ON」にした場合のものです。


    3-4-3. 段落

    入力フォームをクリックすることで、リッチテキストエディタのヘッダ部分が変化します。

    ヘッダ変化

    この状態で、「段落」ボタンをクリックすると、現在の入力位置に段落行が差し込まれます。

    段落クリック前

    段落クリック後

    3-4-4. 文字列入力

    入力フォームをクリックした状態であれば、キーボード入力した文字が画面に反映されます。
    改行を行う場合は、「Shift」キー + 「Enter」キーです。

    Shift_Enter

    「Enter」キーのみでは、段落行が差し込まれます。

    enter

    3-4-5. 書式スタイル

    「スタイル」ボタンをクリックすることで、入力中の行のスタイルを選択したものに変更することができます。
    デフォルトでは、「標準形式」が選択されています。

    書式一覧

    見出しの末尾の数字が上がるにつれて、文字サイズが小さくなっていきます。
    見出し2

    見出し6

    3-4-6. 重要(太字)

    太字で表示したいテキストをドラッグにより範囲選択し、「太字」ボタンをクリックすることで、選択箇所が太字に変化します。
    再度、「太字」ボタンをクリックすることで、太字が解除されます。

    太字

    3-4-7. 強調(斜体)

    斜体で表示したいテキストをドラッグにより範囲選択し、「斜体」ボタンをクリックすることで、選択箇所が斜体に変化します。
    再度、「斜体」ボタンをクリックすることで、斜体が解除されます。

    斜体

    3-4-8. 引用

    「引用」ボタンをクリックすることで、引用情報を書き込むブロックが表示されます。

    引用クリック前

    引用クリック後

    ブロック内では、文字列入力が行えます。
    ブロックを削除するには、ブロックの先頭で「back space」キーを押下してください。

    引用サンプル

    3-4-9. リンクの挿入/解除

    「リンク」ボタンをクリックすることで、「リンク」、「リンクを外す」が選択できます。

    リンク一覧

    リンクの挿入を行う場合は、「リンク」をクリックします。クリックすると、以下のようなダイアログが表示されます。
    テキスト、URLを入力し保存をクリックすると、リンクが生成されます。

    リンク作成

    リンク作成後

    リンクの解除を行う場合は、「リンクを外す」をクリックします。
    クリックすることで設定したリンクが外れ、テキストだけがリッチテキストエディタ上に残ります。

    リンク削除

    リンク削除後

    3-4-10. 箇条書きリスト

    「リスト」ボタンクリック後、「箇条書きリスト」ボタンをクリックすることで、箇条書き形式での入力が行えます。
    選択中の行の先頭に、「・」が付与され、インデントが変化します。

    箇条書きリスト選択

    箇条書き初期状態

    箇条書き状態で、「Shift」キー + 「Enter」キーを押下することで、改行が行われます。「Enter」キーのみでは、同じインデントの箇条書き欄が作成されます。
    また、「Enter」キーを2回押下することで、箇条書きの入力欄から抜けることができます。

    箇条書き入力例

    箇条書きの状態のテキストは、インデントの調整を行えます。
    インデントを下げたい場合は「インデントする」ボタンを、上げたい場合は「インデントを戻す」ボタンをクリックしてください。
    クリックすることで、インデントが1段階変化します。

    インデント変更

    3-4-11. 番号付きリスト

    「リスト」ボタンクリック後、「番号付きリスト」ボタンをクリックすることで、番号付き形式での入力が行えます。
    選択中の行の先頭に、連番が付与され、インデントが変化します。

    番号付きリスト選択

    番号付きリスト初期状態

    番号付き状態で、「Shift」キー + 「Enter」キーを押下することで、改行が行われます。「Enter」キーのみでは、同じインデントで連番が増えた入力欄が作成されます。
    また、「Enter」キーを2回押下することで、番号付き形式の入力欄から抜けることができます。

    番号付きリストサンプル

    番号付き形式のテキストは、インデントの調整を行えます。
    インデントを下げたい場合は「インデントする」ボタンを、上げたい場合は「インデントを戻す」ボタンをクリックしてください。
    クリックすることで、インデントが1段階変化し、連番の採番も同じインデント内で振りなおされます。

    番号付きリストインデント

    3-4-12. 定義リスト

    「リスト」ボタンクリック後、「定義リスト」ボタンをクリックすることで、定義リスト形式での入力が行えます。
    インデントや見た目は変化しません。

    定義リスト選択

    定義リスト初期状態

    「Shift」キー + 「Enter」キーを押下することで、改行が行われます。「Enter」キーのみで、インデントが1段下がった入力欄が作成されます。
    インデントが1段下がった入力欄で「Enter」キーを押下すると、インデントが1段上がった入力欄が作成されます。
    また、「Enter」キーを2回押下することで、定義リストの入力欄から抜けることができます。

    定義リストサンプル

    3-4-13. 表操作

    「表」ボタンをクリックすることで、リッチテキストエディタ内に 2 x 2 の表が挿入されます。
    追加した表は、「表」ボタンクリック後に表示される、「表を削除」で削除できます。

    表ボタン

    初期状態

    表を挿入後、「表」ボタンから操作中の表を編集できます。

    表メニュー

    「ヘッダーを追加」ボタンから、操作中の表にヘッダーを行を追加できます。

    ヘッダー追加

    「後ろに列を追加」ボタンから、選択中の列の後ろに、新しい列を追加できます。

    後ろに列追加

    「前に列を追加」ボタンから、選択中の列の前に、新しい列を追加できます。

    前に列追加

    「下に行を追加」ボタンから、選択中の行の下に、新しい行を追加できます。

    下に行を追加

    「上に行を追加」ボタンから、選択中の行の上に、新しい行を追加できます。

    上に行を追加

    3-4-14. リンク作成ボタン

    レファ協システムでは、このリンク作成を行わなくとも、表示時に「http(s)://から始まり半角英数記号が続く範囲」を自動でリンク表示します。
    この機能は、国立国会図書館のように文字列にリンクを貼りたい場合や、「http://ja.wikipedia.org/wiki/国立国会図書館」のような日本語を含むURLを正しくリンク表示するために利用します。

    (1)リンク生成ボタンをクリックします。
    ※文字列にリンクを貼りたい場合は、入力した文字列を範囲指定した状態でリンク生成ボタンをクリックします。
    (2)ダイアログにリンクとしたいURLを設定し、OKボタンをクリックします。


    リンクマーク

    リンク生成ダイアログ

    リンク生成

    3-5. 参考資料入力支援機能

    3-5-1. 資料検索

    NDLサーチと連携して資料を検索した結果を書誌事項、ISBNに転記できます。

    登録・更新画面の参考資料にて、「資料検索」をクリックすると検索画面が開きます。
    ISBN、または書誌事項が入力されている場合、入力値を用いて検索した結果を表示します。ISBNを優先して検索します。

    参加資料_資料検索1

    資料検索画面では次のような流れで検索を行います。

    (1)画面表示時は、登録・更新画面で入力した条件(キーワード、ISBN)での検索結果が表示されています。
    条件を変更して再検索する場合は、キーワード、ISBN、タイトル、著者、出版者に条件を入力します。
    資料種別のチェックボックスを選択して資料種別の絞り込みを行います。
    (2)入力された条件で検索を行います。
    (3)1ページ内に表示する件数を選択します。この件数選択は(2)検索ボタン、(4)表示ボタンの両方に反映されます。
    (4)現在表示中の条件で1ページに表示する件数を変更します。
    (5)検索結果が表示されます。書誌的事項、ISBNが登録・更新画面に転記される内容です。
    目的の資料の「反映」をクリックすると、登録・更新画面に結果が転記されます。
    「書誌詳細」をクリックすると、NDLサーチの書誌詳細画面を別ウィンドウで表示し、対象資料の詳細情報を確認することができます。
    (6)「参考資料入力補助へ」をクリックすると入力補助画面へ遷移します。
    参加資料_資料検索2
    登録・更新画面には以下のように転記されます(赤枠部分)。
    参加資料_資料検索3

    3-5-2. 入力補助

    書誌的事項などを項目別に入力し、書誌的事項の書式に沿って転記できる入力補助画面をご用意しています。

    登録・更新画面にて「入力補助」画面をクリックすると入力補助画面が開きます。
    参考資料_補助入力1

    (1)入力補助画面で、それぞれの項目に沿った内容を記入します。
    (2)「反映」ボタンをクリックすると、入力内容が整形され、登録・更新画面に転記されます。
    (3)「参考資料検索へ」をクリックすると資料検索画面へ遷移します。

    参考資料_補助入力2

    登録・更新画面には以下のように転記されます(赤枠部分)。
    参考資料_補助入力3

    3-6. 関連ファイルの使い方

    レファレンス事例、調べ方マニュアル、特別コレクション、参加館プロファイルの各登録更新画面に関連ファイルの入力欄をご用意しています。
    関連項目、タイトル、説明文(任意)、ファイルの各項目を入力していただき、「関連ファイルのアップロード」ボタンをクリックすると登録されます。
    * 関連ファイルのアップロードを行わずに、データの登録・更新をすると関連ファイルは登録されませんのでご注意ください。
    関連ファイル入力欄1

    関連項目の内容はデータ種別ごとに以下の項目が選択可能です。
    データ種別ごとの選択可能な関連項目
    レファレンス事例 調べ方マニュアル 特別コレクション 参加館プロファイル
    全体 全体 全体 全体
    質問 調べ方 コレクション名 図書館名
    回答 参考資料 内容 開館情報
    回答プロセス 備考 来歴 利用条件
    事前調査事項 利用条件 沿革
    照会先 目録等 特色
    寄与者 紹介文献 注意事項
    参考資料 所蔵点数 交通アクセス
    備考 備考

    関連ファイルが登録されますと画面がリロードされ、その下に新しい関連ファイル登録欄が表示されます。
    「ファイル参照」ボタンをクリックすると、登録したファイルが確認できます。
    「削除」ボタンをクリックすると、登録したファイルが削除できます。
    関連ファイル入力欄2

    関連ファイルが登録されますと各詳細表示画面では、画像ファイルが関連づけされた項目には項目の下部に画像のサムネイルが表示され、画像ファイル以外の関連ファイルの場合はアイコンが表示されます。
    関連ファイル表示例
    *調べ方マニュアルの関連ファイルとして登録された文章ファイル(html、Word、PDF、Excel)は、テキストの内容が、[簡易検索]および[詳細検索]時に検索条件を[すべて]とした場合に、検索対象になります。


    3-7. ローカル項目の使い方

    登録・更新画面の最下部に、参加館様の館内でのみ参照可能な項目を自由に作成していただけるローカル項目をご用意しています。
    こちらで入力した内容はデータの公開状態に関わらず、自館ユーザ以外には公開されません。
    項目名に使用できる文字は半角英数字のみです。また、数字や「XML」で始まる項目名は使用できません。
    館内作業メモと合わせてご活用ください。

    ローカル項目1

    (1)行の編集
    通常のテキストボックス同様に編集できます。


    (2)行の追加
    編集エリアの下にある「行を新規追加」ボタンをクリックすると末尾に新規行が1行追加されます。
    ローカル項目2

    (3)行の削除
    削除対象の行をクリックして、編集エリアの下にある「選択した行を削除」ボタンをクリックすると削除ダイアログが表示されます。
    OKをクリックすると選択した行が削除されます。
    ローカル項目3
    ローカル項目4