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レファレンス事例詳細(Detail of reference example)

[転記用URL] http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000155383
提供館
(Library)
豊中市立図書館 (2310050)管理番号
(Control number)
6000016421
事例作成日
(Creation date)
2014/06/22登録日時
(Registration date)
2014年07月02日 00時30分更新日時
(Last update)
2014年07月06日 09時27分
質問
(Question)
自治体が事務局を担っている任意団体の会議について、議事録署名人が必要かどうか、また必要でない場合にも所定の手続きを取れば議事録署名人を置くことができるのかどうか知りたい。
回答
(Answer)
議事録署名人について詳しく書かれた資料は発見できず。
豊中市総務部法務・コンプライアンス室によると、根拠法・条例で禁止されていない場合は、規則等で定めれば議事録署名人を置くことは可能。例規集を調べ、議事録の署名について定めた規則をご紹介した。
回答プロセス
(Answering process)
32(法律)の書架等を探す。

『新 株主総会実務なるほどQ&A』(中央経済社)p206、『これだけは押さえておきたい! 株式会社の定款・議事録の作り方と最新フォーマット49』(三修社)p48などによると、取締役会・監査役会の議事録の署名または記名押印については会社法に定めがあるが、株主総会議事録には署名または記名押印の義務はない。ただし、定款等で規定した場合は株主総会議事録であっても署名または記名押印が必要となるとのこと。

また『すぐに役立つトラブル解決から修繕まで マンション管理組合のための法律と実務運営マニュアル』(三修社)p78によると、マンション管理組合総会の議事録には区分所有法の規定により議長と出席した区分所有者2名の署名押印が必要だが、ない場合も効力は弱くなるものの、無効との定めがないため有効であるとの記載があり。署名押印は会議の経過と結果を正確に証明するため必要とのこと。

行政文書としての議事録について、内閣府の「行政文書の管理に関するガイドライン」 http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf  および『図説 文書事務入門』(ぎょうせい)『情報公開を進めるための公文書管理法解説』(日本評論社)を確認するが、議事録署名人についての記載はなし。
総務部法務・コンプライアンス室に問い合わせたところ、市では特に議事録の書名人について定めた規則等はないとのこと。一般論として、根拠法・条例で禁止されていないのであれば、規則等を定めることで署名人を置くことは可能ではないか、例規集には議事録の署名について定めた規則もある、とのこと。

豊中市例規集 http://www1.g-reiki.net/toyonaka/reiki_menu.html  を調べたところ、下記の規則に議事録の署名についての定めがあり。参考としてこれらをご紹介した。
「豊中市市議会会議規則」第132条
「豊中市建築審査会議事規則」第2条2
「豊中市教育委員会会議規則」第9条・第18条
「豊中市開発審査会規則」第3条2
事前調査事項
(Preliminary research)
NDC
地方自治.地方行政  (318 9版)
参考資料
(Reference materials)
『新株主総会実務なるほどQ&A 平成25年版』三菱UFJ信託銀行証券代行部/編(中央経済社)
『これだけは押さえておきたい!株式会社の定款・議事録の作り方と最新フォーマット49』元榮 太一郎/監修(三修社)
『すぐに役立つトラブル解決から修繕までマンション管理組合のための法律と実務運営マニュアル』梅原 ゆかり/監修(三修社)
キーワード
(Keywords)
議事録
署名
法務
行政
ビジネス
照会先
(Institution or person inquired for advice)
寄与者
(Contributor)
備考
(Notes)
調査種別
(Type of search)
文献紹介
内容種別
(Type of subject)
その他
質問者区分
(Category of questioner)
庁内
登録番号
(Registration number)
1000155383解決/未解決
(Resolved / Unresolved)
解決