レファレンス事例データ・フォーマット

『レファレンス事例データ・フォーマット』は、レファレンス事例データのデータ・フォーマットであるとともに、国立国会図書館が、レファレンス事例データを図書館間で交換するための標準的な記述要素として提案するものです。
レファレンス協同データベース・システムのウェブフォームや、入力用ワークシートにより、レファレンス事例データを作成する際に、ご参照ください。

レファレンス協同データベース・システムとのシステム連係など、設計・開発の際には、「レファレンス事例データ・フォーマット（システム開発者用）」をあわせてご参照ください。

No	項目名	項目内容	区分	備考	検索
No	項目名	項目内容	区分	備考	簡易	詳細
1	質問	レファレンス質問の内容	必須		○	○
2	公開レベル	データの公開レベル	必須	"自館のみ参照"、"参加館公開"、"一般公開"から選択	△	△
3	管理番号	各参加館が独自に設定した事例管理番号	必須	最大で全角15文字（30バイト）以内	×	○ (前方)
4	回答	質問者に対して回答した内容	必須	公開レベルが"自館のみ参照"の場合は任意扱い	○	○
5	事例作成日	レファレンス事例データを作成した日付	任意	年は西暦、和暦とも可/「日」が登録されていないものや、表記が正しくないものは不可	×	○
6	解決/未解決	レファレンス質問が解決したのか、未解決なのか	任意	"解決"、"未解決"から選択/質問者に対し回答した時点で未解決であっても、事後の調査により解決した場合は"解決"となる	×	△
7	キーワード	レファレンス事例の中心的な内容や主要な概念を表現している語	任意	フリーキーワード（件名標目等の統制語を使用してもよい）/複数登録可	○	○
8	NDCの版	「NDC」を付与する際使用した『日本十進分類法』の版	任意		×	×
9	NDC	レファレンス事例の主題分類を示す日本十進分類法の分類番号	任意	3桁（要目表）を基本とするが、1桁、2桁での入力も可	×	○ (前方)
10	調査種別	調査の種類	任意	"文献紹介"、"事実調査"、"書誌的事項調査"、"所蔵調査"、"所蔵機関調査"、"利用案内"、"その他"からの選択を推奨/各参加館独自の調査種別に応じての記述も可	×	△
11	内容種別	レファレンス事例のジャンル	任意	"郷土"、"人物"、"言葉"、"地名"から選択、もしくは各参加館独自の内容種別に応じての記述も可	×	△
12	参考資料	回答を作成するにあたって、参考にした資料	任意	参考にしたレファレンス情報源、レファレンス資料、レファレンスツールなど/複数登録可	○	○
13	回答プロセス	回答のために経た調査プロセス	任意	「回答」の記述内容や「調査種別」等に応じて、可能な範囲で記述	○	○
14	照会先	回答と共に質問者に示した照会先機関に関する情報	任意	複数登録可	○	○
15	事前調査事項	質問者が、事前に調べていた事項に関する情報	任意	資料の書誌事項や、事前に照会した機関など	○	○
16	備考	自由記入欄（補足事項等）	任意	内容は公開可能なものであること	○	○
17	質問者区分	質問者の分類	任意	"未就学児"、"小中学生"、"高校生"、"学生"、"社会人"、"団体"、"図書館"から選択、もしくは各参加館の分類規則に準じて記述	×	△
18	寄与者	事例作成に際し、情報提供等をした図書館外部の人及び機関	任意	複数登録可	×	○
19	関連画像	データに関係する画像	任意	画像形式：「PDF」「PNG」「GIF」「JPEG」「JPG」 / 画像サイズ：1画像あたり300kbyteまで / 画像数：5つまで	×	×

この他、データ登録時に、システムが自動的に付与する項目として、「登録番号」「登録日時」「最終更新日時」「提供館コード」があります。
区分が「必須」となっている項目が記入されていない場合には、システムにデータを登録することはできません。また「任意」の項目については、記入されていなくても登録はできますが、事例データの品質を高めるため、またデータの詳細検索やブラウジングの際に利用されますので、可能な範囲で記入してください。
検索項目について、「○」は単独検索項目、「△」は絞込検索項目、「×」は対象外です。前方一致検索の場合には「(前方)」、完全一致検索の場合には「(完全)」と注記しています。

ローカル項目

以下は、ローカル項目と呼ばれ、それぞれの図書館で管理していただく項目です。各参加館の内部でサービス運用のためにメモしている場合でも、個人情報保護等のため、レファレンス協同データベースへの登録は禁止されています。当館配布の入力用ワークシートは、各参加館の内部で使用するツールであるため、これらの項目も設けています。

19	質問者氏名	質問者の氏名	任意	個人情報
20	質問者氏名よみ	質問者の氏名のヨミ	任意	個人情報
21	質問者TEL	質問者の電話番号	任意	個人情報
22	質問者FAX	質問者のFAX番号	任意	個人情報
23	質問者E-Mail	質問者のE-Mailアドレス	任意	個人情報
24	質問者住所	質問者の住所	任意	個人情報
25	担当者	質問の回答作成担当者	任意
26	受付日時	質問を受付けた日時	任意
27	回答日時	質問に回答した日時	任意
28	受付方法	質問を受付けた方法	任意
29	回答方法	回答手段。FAX、電話など	任意
30	原型管理番号	データの元になった冊子等の管理番号	任意
31	受付窓口	質問を受付けた窓口	任意
32	メモ	内容自由記述項目	任意

標準フォーマットに基づいたレファレンス記録票の書式 　EXCEL（45KB）　PDF（264KB）

＊紙で記録を取り、それをもとにデータベースに登録をされる場合などにご利用ください。

2011年5月26日掲載
2011年7月14日最終更新（公開レベルの並び順を修正）