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レファレンス協同データベース事業
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平成23年度 寄稿「レファレンス協同データベースに参加して」(尼崎市立地域研究史料館)

(平成24年2月10日配信)

 今回は、昨年11月にレファ協にご参加してくださった尼崎市立地域研究史料館の河野未央さまが、レファ協参加のいきさつ、レファ協への取り組み、自館のレファレンス記録についての記事をご寄稿くださいました!

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はじめに~レファ協参加のきっかけ~

 尼崎市立地域研究史料館は、1975年開館、現在は職員数9名(正規1、再任用1、嘱託6、アルバイト1)の小さな史料館です。レファ協には2011年11月より参加しました。本市では、全庁的に職場の改革改善運動が実施されていますが、本年度はそうした取り組みの一環として、当館のレファレンス・サービスの内容をより広く各方面に知っていただくために、新たにレファレンス協同データベース(以下、レファ協)を活用することにいたしました。

1 レファ協への取り組み方

 レファ協への事例発信は定期的に行うことを目指して、参加当初より業務の一環として位置づけました。2週間に一度、職場ミーティングで2週間のレファレンス事例の中から、適当なものを選んでアップするようにしています。選定基準は、過去にも様々な方から繰り返し問い合わせがあったものや、タイムリーなものなどです。その後、過去のいくつかの相談記録の内容を組み合わせたりしながら、再度まとめ直しています。もともとレファレンスには職員全員で取り組んでいることから、レファ協へのアップも職員全員で順にめることになりました。現在までレファレンス事例2件、調べ方マニュアル2件を登録しました(2012年2月3日現在)。少しずつですが、今後も継続してアップしていく予定です。

2 当館のレファレンス記録について

 当館は、1990年代に利用者・市民とのインターフェースの重視、館の事業をめぐるネットワークの構築といった館内サービスの改善を実施しました。レファレンス・サービスもその一環として見直されています。館内のレファレンス記録である「相談記録」も、その当時より記録を開始しました。開始当初は手書きで記入する方法をとっていました。

 現在は、当館は独自に業務システム「NAPS (Networking Archives Publishing System)」を運用しており(ちなみに、同システムは職員の一人が独学でシステム構築を学び、立ち上げました)、当初の手書きであった相談記録も、NAPS内の相談記録データベースへの入力に切り替わりました。過去の手書きの相談記録についても、件名・キーワードを中心に遡及入力が進められています。

 こうして入力された相談記録は必ず、翌日プリントアウトをして全員で回覧するようにしています。利用者が翌日も来館した際、前日にレファレンスにあたっていない職員であっても前日と同じように対応するために、情報共有を行っています。またNAPSには検索システムがあり、過去の事例から、利用者に対してどの資料を閲覧に供したらよいか調べることもできます。現在NAPSへの相談記録の登録総件数は約25,000件です(2012年2月3日現在)。もっとも、この相談記録は当館内の職員のみが共有する情報で、外部へ発信するという発想はあまりありませんでした。そうした意味でも、レファ協は当館のステップアップにつながったと考えています。

おわりに

 レファ協に参加してまだ日が浅いにもかかわらず、アップした当初よりツイッター等で反応があったことで、職員はとても勇気づけられました。閉じられた情報にすぎなかった相談記録が、開かれたレファ協の場にお目見えしたことにより、多くの方々に当館の取り組みを知っていただくことができるようになったと、早速実感した次第です。今後は、アーカイブズとしての特徴を活かし、当館所蔵の一次史料(古文書・行政文書等)も数多く紹介していきたいと考えています。

 レファ協ではまだまだアーカイブズからの参加は少ないです。しかし、図書館のレファレンスから学べるところは学び、また当館で提供できる情報は多く提供する。そうやって連携することで、一層レファレンス・サービスの充実を図ることができればと考えております。今後ともよろしくお願い申し上げます。



【※本記事の内容は、原則として寄稿時点(平成24年)のものです】

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